Ihr Postfach – direkt, sicher und bequem
Mit dem Elektronischen Postfach Ihrer BW-Bank, sparen Sie Zeit und Geld. Viele Unternehmerinnen und Unternehmer vertrauen auf das Elektronisches Postfach Ihrer BW-Bank. Mit den Vorteilen von Online-Banking Business gehen Sie mit Ihrem Unternehmen den nächsten Schritt.
Passgenaue Funktionen für Ihren Bedarf
- Aktuelle Kontoauszüge im Schnellzugriff
- Individuell wählbarer Erstellungsrhythmus
- Steuerliche Anforderungen an die Unveränderbarkeit des Auszugs erfüllt – dank qualifizierter Signatur
- Einfach in elektronische Buchführungs- und Dokumenten-Management-Systeme einbinden
Noch mehr Vorteile mit Online-Banking Business
- Auch für juristische Personen
- Beschränkung der Einsicht auf Dokumente des Unternehmens
- Selbstständige Vergabe von individuellen Rechten an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- Zugang für Dritte, zum Beispiel Steuerberaterin und Steuerberater
- Zugriff auf Dokumente auch bei Personalwechsel
- Extra für Ihr Unternehmen eingerichtetes Postfach
So einfach geht's
Für Ihr Unternehmen können Sie jetzt das Elektronische Postfach direkt online freischalten. Die exklusiven Funktionen sind im Online-Banking Business standardmäßig enthalten. Lassen Sie sich von der BW-Bank beraten oder schließen Sie Online-Banking Business ab, um diese Funktionen und Services zu nutzen.
Signatur und Aufbewahrung
Qualifizierte elektronische Signatur
Wie die Unterschrift bei einem Papierdokument ermöglicht die qualifizierte elektronische Signatur die eindeutige Bestimmung des Verfassers eines Dokumentes. Darüber hinaus sorgt sie für eine höhere Akzeptanz und eine sicherere Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrer BW-Bank. Denn auch eine nachträgliche Änderung des Dokuments ist eindeutig erkennbar.
Dank qualifizierter elektronischer Signatur ist der elektronische Kontoauszug einem Papierkontoauszug gleichgestellt. Mithilfe der Signatur können Sie im Rahmen Ihrer Buchführungspflichten gegenüber dem Finanzamt beziehungsweise Betriebsprüfern nachweisen, dass der Auszug tatsächlich von der BW-Bank erstellt und seit der Erstellung nicht verändert wurde. Zudem sparen Sie Personal- und Raumkosten, da die papierhafte Archivierung entfällt.
Sichere Aufbewahrung
Als empfangsberechtigte Person des elektronischen Kontoauszugs sind Sie verpflichtet, die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, zu beachten.
Informieren Sie sich am besten persönlich bei Ihrer Steuerberatung oder direkt bei Ihrem Finanzamt, welche Voraussetzungen für Ihre steuerrechtlichen Dokumente gelten.
- Die Inhalte dürfen nicht verändert werden, sodass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
- Die übermittelten Daten dürfen vor dem Weiterverarbeiten in Ihren Systemen, vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Ausdruck nicht bzw. nur nachvollziehbar verändert werden.
- Das Datenverarbeitungssystem muss die Unveränderbarkeit des Datenbestandes gewährleisten.
- Die Daten müssen während der Dauer der Aufbewahrung jederzeit verfügbar sein.
- Die Daten müssen unverzüglich lesbar gemacht werden können.
- Die Daten müssen mit den Buchungsbelegen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden.
- Die Daten müssen maschinell ausgewertet werden können.
- Originär digitale Daten sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Nicht ausreichend ist die ausschließliche Archivierung in maschinell nicht auswertbaren Formaten.
Mithilfe der Signatur ist der Nachweis erbracht, dass die Inhalte des Kontoauszugs nicht verändert wurden. Um die Anforderungen an die maschinelle Auswertbarkeit erfüllen zu können, müssen Sie zusätzlich zur PDF-Kontoauszugsdatei auch die Umsatzdaten aus Ihrer Electronic-Banking-Software aufbewahren und auf Verlangen zugänglich machen.
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